Negli ultimi anni, con la crescente digitalizzazione dei documenti, viene spesso sollevata la questione della validità di un verbale di assemblea condominiale redatto al computer anziché a mano. Quali sono le implicazioni legali? Quali sono le migliori pratiche da seguire?

Cosa dice la legge sulla redazione del verbale condominiale?

L'articolo 1136, settimo comma, del Codice Civile stabilisce che delle riunioni assembleari deve essere redatto un processo verbale, da trascrivere nel registro condominiale tenuto dall’amministratore. Tuttavia, la norma non specifica se il verbale debba essere scritto a mano o al computer, lasciando spazio a diverse interpretazioni.

La firma del presidente e del segretario è obbligatoria?

Secondo la Corte di Cassazione (ordinanza 27163/2017), la legge non prevede l'obbligo di firma del verbale da parte del presidente e del segretario. Inoltre, non è nemmeno obbligatorio nominare un segretario, potendo il presidente stesso occuparsi della redazione del documento. La firma, se presente, ha il valore di una scrittura privata, attestando la provenienza delle dichiarazioni, ma la sua assenza non invalida automaticamente le delibere assembleari.

È valido un verbale redatto al computer e poi stampato?

Redigere il verbale al computer è una pratica sempre più diffusa e accettata. La stesura digitale permette una migliore leggibilità e facilita la conservazione e l’archiviazione del documento. L’amministratore può quindi:

• scrivere il verbale al computer,

• stamparlo e farlo firmare di pugno dai presenti,

• inserirlo nel registro cartaceo.

Un'alternativa valida è l'uso della firma digitale: in questo caso, il file in formato PDF firmato digitalmente rappresenta l’originale del verbale. Sebbene sia consigliabile stamparlo e allegarlo al libro verbali cartaceo per una più agevole consultazione, l’amministratore deve comunque conservare il file digitale come prova di autenticità.

Come gestire il verbale in caso di passaggio di consegne?

Alla fine del mandato, l’amministratore uscente deve consegnare al successore:

• il libro dei verbali cartaceo con i documenti stampati e firmati,

• una chiavetta USB o un altro supporto digitale contenente i file PDF firmati digitalmente.

Questa prassi garantisce la continuità nella gestione e conservazione dei documenti condominiali.

I vantaggi della redazione del verbale al computer

Optare per la stesura digitale del verbale offre numerosi vantaggi:

• Maggiore leggibilità e chiarezza rispetto alla scrittura manuale,

• Facilità di modifica e correzione prima della stampa o dell’archiviazione,

• Migliore archiviazione e consultazione, sia in formato cartaceo che digitale,

• Risparmio di tempo e di carta.

Conclusione

La redazione del verbale dell’assemblea condominiale al computer è una pratica sempre più diffusa e perfettamente valida dal punto di vista legale. Che si scelga di stampare il documento e farlo firmare o di utilizzare una firma digitale, è fondamentale garantirne la corretta conservazione e la facile consultazione, per una gestione trasparente ed efficiente della documentazione condominiale.