La convocazione di un'assemblea condominiale deve avvenire rispettando determinate regole. Nell'avviso di convocazione deve essere indicato l'ordine del giorno, ovvero i punti sui quali l'adunanza è chiamata a decidere, e fissati il giorno, l'ora e il luogo della riunione.
La legge, inoltre, stabilisce anche le modalità di avviso per tutti coloro che hanno diritto di partecipare all'assemblea. Tra i modi di comunicazione, oltre alla posta elettronica certificata, al fax e alla consegna a mano vi è, ovviamente, anche la lettera raccomandata.

Cosa accade, però, se una volta spedita non viene consegnata per l'assenza del destinatario? 
Basta l'avviso di giacenza della raccomandata per la tempestiva comunicazione dell'avviso di convocazione oppure, in caso contrario, si può dire che il condomino destinatario non è stato informato ai sensi di legge?

Con la sentenza n. 570 del 17 marzo 2020 il Tribunale di Velletri risponde a questo quesito affrontando l'impugnativa di una delibera assembleare, in cui veniva affermato anche il fatto di non aver avuto notizia della riunione (“gli attori erano venuti a conoscenza tardivamente della delibera assunta dall'assemblea del condominio“).
In breve, due comproprietari di un immobile facente parte di un condominio sito nel comune di Albano Laziale, avevano contestato un verbale assembleare deducendone l'annullabilità e la nullità per varie ragioni.
Tra altre motivazioni, sostenevano di non aver avuto, tempestivamente, l'avviso di convocazione per l'assemblea poi impugnata. Dell’assemblea, fissata per il 26 marzo 2017 in prima convocazione, ne avevano avuto notizia soltanto il successivo primo aprile.
Il condominio si costituiva contestando tutte le eccezioni sollevate, rimettendosi alla decisione del Tribunale laziale.
Il Tribunale ha difatti rigettato l'impugnativa proposta in merito al presunto vizio di tardiva convocazione agli aventi diritto, condannando i soccombenti al pagamento delle spese processuali.

L’art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile afferma testualmente che «l’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione».
Pertanto, la data della prima convocazione deve fare da riferimento per inviare l'avviso, puntualmente, a tutti coloro che sono legittimati a partecipare alla riunione.
Nel caso di mancata, intempestiva o parziale convocazione, coloro che non hanno partecipato all'assemblea per i predetti motivi, hanno la possibilità di impugnare la delibera condominiale entro trenta giorni, chiedendone quindi l'annullamento.

Anche questa è una regola che trova riscontro nel dettato normativo dello stesso articolo sopra citato, ovvero: “in caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati”.
Sempre l'articolo sopra indicato fornisce una risposta molto chiara in merito alle modalità da seguire per inviare l'avviso di convocazione per l'assemblea condominiale: «l’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano».
La lettera raccomandata deve pervenire al destinatario almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima riunione. 

Ma è sufficiente che il destinatario riceva l'avviso di giacenza oppure è necessario che vada a ritirare la lettera presso l'ufficio postale?
Il Tribunale di Velletri, in merito all'assemblea condominiale impugnata, ha respinto l'eccezione di tardiva comunicazione della convocazione, poiché la parte attrice aveva, tempestivamente, ricevuto l'avviso di giacenza della raccomandata che la conteneva.
Il giudice chiarisce questo punto nel passaggio della sentenza in cui afferma che “deve ritenersi osservata la prescrizione contenuta nell'ultimo comma dell'art. 66 disp. att. c.c. qualora, nel termine di almeno cinque giorni prima della data fissata per l'assemblea o nel termine più ampio previsto nel regolamento, il destinatario assente sia stato informato, mediante avviso di giacenza, della disponibilità della raccomandata presso l'ufficio postale, ancorché non abbia provveduto al tempestivo ritiro della medesima. Ciò che acquista rilievo infatti è che l'atto sia pervenuto nella sfera di disponibilità del destinatario (Trib. Roma, Sez. V, n. 4742/2018)”.

Dunque, l’amministratore può inviare, con raccomandata, l'avviso dell'assemblea. Questa deve pervenire al destinatario con almeno cinque giorni di anticipo rispetto alla data fissata per la prima convocazione. Se, in quell'occasione, l'avente diritto è assente, l'avviso di giacenza sarà sufficiente ad affermare che è stato tempestivamente convocato.

Fonte: condominioweb.com